Specyfika pracy księgowej wymaga od niej umiejętności rozliczania działalności finansowej firmy. Obecnie większość przedsiębiorstw bazuje na programach komputerowych, co oznacza, iż od pracownika oczekuje się umiejętności ich obsługi. Przede wszystkim potrzebny jest program kadrowo-płacowy. Jakie inne aplikacje powinna obsługiwać księgowa?
Kto może korzystać z programu kadrowo-płacowego?
Księgowa najczęściej zarządza grupą pracowników, wśród których jest kadrowa. To właśnie na niej spoczywa obowiązek opieki nad aktami osobowymi pracownika – jest to zbiór dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i ustania stosunku pracy w danym zakładzie pracy. Pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika: kartę ewidencji czasu pracy, imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. W aktach musi być także dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe oraz wypadków przy pracy. Można prowadzić także dokumentację w formie elektronicznej, korzystając z programu kadrowo-płacowego, który automatycznie posegreguje je na trzy grupy: w części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem, a w części C należy umieścić dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Dobre oprogramowanie pozwala usprawnić procesy kadrowo-płacowe związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, wyliczaniem listy płac, ewidencją umów i czasu pracy, tworzeniem rachunków do umów cywilnoprawnych, generowaniem deklaracji oraz ich wysyłaniem bezpośrednio do Urzędu Skarbowego.
Nie tylko program kadrowo-płacowy. Czy potrzebny jest program do fakturowania?
Księgowa musi także zbierać i uporządkowywać firmowe faktury. Obecnie nie wypełnia dokumentów odręcznie, ale korzysta z programów komputerowych oraz aplikacji. Pracę z finansami ułatwia dobry program do fakturowania, za pomocą którego można wykonywać oczywiste operacje, jak naliczanie i drukowanie deklaracji podatkowych, wyliczanie składek ZUS i deklaracji, obsługiwać korektę list płac, umożliwiać wysyłanie e-deklaracji do Urzędu Skarbowego.
Co poza programem płacowo-kadrowym? Wybieramy program do biura rachunkowego
Jeśli księgowa pracuje niezależnie i obsługuje kilka firm, powinna mieć program do biura rachunkowego umożliwiający pracę w modelu usługowym. Daje on dostęp do dokumentów i danych przez 24 godziny na dobę, z każdego miejsca, w którym klient ma połączenie z internetem. Takie rozwiązanie pozwoli także na wymianę dokumentów za pośrednictwem sieci, co jest wygodne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla biura. Dobry program musi mieć również specjalne funkcjonalności, np. możliwość jednoczesnego tworzenia raportów na wielu bazach.
Dobra księgowa, bez względu na to, czy ma swoje biuro, czy też pracuje na etacie, powinna sprawnie obsługiwać nowoczesne narzędzia, w tym program płacowo-kadrowy, który ułatwi i przyspieszy pracę.
