Aktualnie w Polsce swoją działalność prowadzi wiele firm reprezentujących różne branże. Praktycznie każda z nich ma do czynienia z danymi czy to klientów albo pracowników. Bardzo istotne jest zapewnienie im odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, zgodnie z nowymi przepisami RODO. Nic więc dziwnego, że firmy oraz różne instytucje interesują się procedurą, jaką jest archiwizacja danych zapewniająca bezpieczeństwo oraz skuteczny i bezproblemowy obieg dokumentów w firmie. Okazuje się, że istnieje kilka systemów pozwalających na skuteczną archiwizację danych ewidencyjnych.
Przechowywanie dokumentów papierowych
Bardzo popularną metodą przechowywania dokumentów jest archiwizacja danych zapisanych na papierze, itp. Aby zapewnić ich bezpieczeństwo, należy umieszczać je na regałach i w segregatorach, które są umieszczone wyłącznie w miejscach, które są dostępne jedynie dla osób do tego uprawnionych. Dobrym pomysłem jest przechowywanie najważniejszych dokumentów w sejfach czy też szafkach albo szufladach z zamkami wyposażonymi w klucze. Taka archiwizacja danych jest bardzo bezpieczna, ale jej wadą jest konieczność posiadania bardzo dużej przestrzeni biurowej, która może się zwiększać z upływem lat, rozwojem firmy i zwiększającą się liczbą klientów.
Archiwizacja danych w wersji elektronicznej
Coraz większą popularnością w dzisiejszych czasach cieszy się archiwizacja danych elektronicznych. Aktualne możliwości techniczne pozwalają na generowanie dokumentów w formacie plików PDF. Również dokumenty papierowe można przetworzyć do formatu elektronicznego. Wystarczy użyć skanera, dzięki któremu obraz dokumentu będzie dostępny na komputerze. Takie skany spełniają wszystkie wymagania formalne określone w polskim prawie. Atutem archiwizacji danych elektronicznych jest oszczędność miejsca, dzięki której nie trzeba posiadać obszernej przestrzeni biurowej, wielkich szaf, pojemnych przestrzeni, itp. Kolejną zaletą elektronicznej archiwizacji danych jest zachowanie początkowej jakości i czytelności dokumentów, które przecież nie blakną, nie żółkną ani nie ulegają uszkodzeniu w wyniku wielu różnych czynników.
Elektroniczna archiwizacja danych wiąże się z koniecznością przechowywania dokumentów na nośnikach, takich jak dyski twarde, dyski zewnętrzne, a także pendrive i wiele innych nośników. Konieczne jest jednak posiadanie na nich odpowiedniej ilości miejsca. Istnieje jednak ryzyko zgubienia lub zniszczenia takich dysków, więc warto zastanowić się nad jakimiś systemami dostępnymi w Internecie. Na polskim rynku działa bardzo wiele przedsiębiorstw usługowych udostępniających nowoczesne systemy archiwizacji danych działające w chmurze. Pozwalają one na wydajne i bezpieczne przechowywanie skanów dokumentów papierowych oraz dokumentów elektronicznych. Systemy takie są chronione przed atakami hakerów, kradzieżą, włamaniami i innymi czynnikami. Bardzo ważnym atutem jest regularne tworzenie kopii zapasowych, dzięki czemu wersja systemu jest zawsze aktualna i żadne dokumenty nie zostaną zgubione nawet w przypadku mało prawdopodobnych awarii.
