Z dużą dozą prawdopodobieństwa wiele osób, które realizuje mniejszy czy większy projekt z pewnością zastanawia się, jakie są zasady skutecznego zarządzania projektami. Z pozoru mogłoby się nam wydawać, iż jest to prosta, niewymagająca zastanowienia sprawa. Jednakże zanim przejdziemy do jakichkolwiek działań warto wiedzieć pięć skutecznych zasad, aby cały proces przebiegł zdecydowanie bardziej efektywnie. Warto wprowadzić do naszej codziennej pracy pewne metodyki niezależnie od branży, w jakiej działamy, a także nie zważając na typy projektów, jakie realizujemy.
Pierwszą rzeczą jaką powinniśmy zrobić jest przede wszystkim planowanie zadań. Warto wiedzieć na samym początku jaki będzie końcowy efekt realizacji projektu. Potem należy podzielić go na różne etapy. Pamiętajmy, aby nie były zbyt długie. Im zaplanowane etapy będą krótsze, tym łatwiej będzie wykonać dany projekt. Wypadałoby rozpisać pierwszy etap bardziej szczegółowo i przypisać każdemu określoną czynność, którą będzie wykonywał. Wszystkie przypisane zadania muszą być szczegółowo opisane, tak aby nie było żadnych wątpliwości, które mogłoby utrudnić dalszą pracę. Na samym końcu należy ustalić czas, który będzie nam potrzebny na zrealizowanie danego projektu. Następnym ważnym czynnikiem, który może ułatwić pracę jest w głównej mierze dobra komunikacja. Na samym początku, kiedy zjawią się pracownicy warto się z nimi spotkać i ustalić zadania na dzisiejszy dzień, a także ustalić, z jakimi problemami mieli styczność podczas pracy, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco wiedzieć co się dzieje w zespole. Do trudnych zadań należy wyznaczyć takie osoby, które sprostają poleceniu. Wszystkie zadania powinny być wprowadzane do systemu zarządzanie projektem. Kolejną dosyć ważną sprawą jest informowanie swojego pracownika o efektach jego pracy, co pozwoli mu zrozumieć, na jakim etapie się znajduje i co musi poprawić. Pamiętajmy również, aby informacja zwrotna dotyczyła określonego działania. Nie możemy krytykować danej osoby, ponieważ może się do nas zrazić. Trzeba wyjaśnić skutki zachowania, zarówno negatywne, jak i pozytywne. Opierajmy się na faktach. Karanie pracownika może nie przynieść oczekiwanych skutków, dlatego nie warto tego robić. Jeżeli chcemy mieć wszystko na najwyższym poziomie wyposażmy swoją firmę w oprogramowanie do zarządzania projektami. Takie narzędzie rozpisuje listę zadań oraz raportuje. Z pewnością jest to repozytorium wiedzy na temat projektu, zawiera również archiwalne dokumenty oraz historię rozmów, co jest naprawdę ogromną zaletą. Po zrealizowaniu celu należy pomyśleć nad rezultatami projektu, a mianowicie co udało się zrobić dobrze oraz czego się nie udało wykonać. Spytajmy także o zdanie naszych pracowników. Doskonałym rozwiązaniem będzie prowadzenie dziennika dobrych praktyk, co pozwoli nam uniknąć błędów, które powtarzały się już wcześniej. Warto wdrożyć w życie wyżej wymienione metody, aby zarządzanie projektami szkolenia było o wiele przyjemniejsze.
