Prowadzisz działalność gospodarczą i zastanawiasz się w jaki sposób bezpiecznie przechowywać poufne dane? Codziennie w Twojej firmie tworzy się wiele nowych projektów, podpisuje umowy z klientami lub pracownikami, a ochrony wymaga również korespondencja e-mail? Sprawdź w jaki sposób możesz uchronić dokumenty przed wyciekiem.
Jak skutecznie tworzyć kopie zapasowe dokumentów?
Dla wielu firm podstawową firmą ochrony danych jest regularne wykonywanie tzw. kopii zapasowych. Dzięki temu można uniknąć następstw związanych z awarią komputerów czy modyfikacją treści przez nieuprawnionych pracowników, a także zabezpieczyć dane przed działaniem złośliwego oprogramowania, na przykład wirusów komputerowych. Żeby backup miał sens, powinien być wykonywany stosunkowo często. Na szczęście nowoczesna technologia wspomaga firmy w tym zakresie, na rynku dostępne są bowiem programy służące do automatycznego zapisywania danych, działające zazwyczaj w tle. Atutów takiego rozwiązania jest bardzo wiele – przede wszystkim pracownik nie musi pamiętać o regularnym robieniu kopii zapasowych dokumentów, a czasem nawet nie wie, że kopia jest wykonywana. Na rynku istnieją zarówno darmowe programy umożliwiające automatyczny backup, jak również płatne. Wybór odpowiedniego oprogramowania powinien być podyktowany indywidualnymi potrzebami przedsiębiorstwa oraz jego możliwościami finansowymi.
Pamiętaj o e-mailach
Korespondencja e-mailowa prowadzona z klientami i kontrahentami, wiadomości wysyłane do współpracowników, w których przekazywane są poufne i wymagające ochrony informacje – współczesna firma musi pamiętać o zabezpieczeniu nie tylko danych znajdujących się bezpośrednio na terenie przedsiębiorstwa, ale także zawartych w e-mailach. Poczta elektroniczna może być narażona na działanie złośliwego oprogramowania, warto więc wdrożyć rozwiązania mające na celu jej ochronę. Wyciek danych może być także spowodowany przez nieuwagę pracownika – wystarczy, że pomyli adres lub przez przypadek wyśle wiadomość do wszystkich odbiorców z książki adresów.
Przykładem rozwiązania chroniącego korespondencję jest szyfrowanie e-maili, co pozwala na odczytanie wiadomości wyłącznie przez osoby uprawnione. W przypadku zdecydowania się na szyfrowanie poczty elektronicznej, stosuje się specjalne klucze dostępu, które udostępnia się zarówno nadawcom korespondencji, jak i odbiorcom. Warto także wyposażyć e-maile w elektroniczny podpis, który gwarantuje, że treść została stworzona przez konkretnego nadawcę i nie zawiera złośliwego oprogramowania, które może zainfekować nasz komputer.
Jak wykorzystać wirtualne dyski?
Część firmowych danych można przechowywać również na dysku zewnętrznym, na przykład w wirtualnej chmurze. Czy jest to rozwiązanie w pełni bezpieczne? W przypadku rozwiązania oferowanego przez koncern Google (Google Drive) dane są chronione przez zaawansowane systemy informatyczne. Wirtualna chmura umożliwia nie tylko samo przechowywanie danych w postaci elektronicznej, ale również tworzenie dokumentów w postaci arkuszy kalkulacyjnych czy plików tekstowych i udostępnianie ich konkretnym osobom. Na rynku istnieją także inne wirtualne chmury wykorzystywane przez przedsiębiorców (np. Dropbox czy Apple iCloud). Dane przechowywane na takich dyskach są na bieżąco zapisywane, w każdej chwili mamy też dostęp do wybranej wersji dokumentu – z łatwością można więc go przywrócić, jeśli pracownik lub odbiorca wprowadzi jakieś modyfikacje.
