Faktura proforma to termin, który nie występuje w polskich przepisach. Co ciekawe, pojęcie zwykłej faktury zostało zdefiniowane wprost dopiero 1 stycznia 2014 roku. W związku z tym często pojawiają się problemy interpretacyjne, dotyczące tego, jaki dokument jest fakturą, a jaki nim nie jest. Nie inaczej wygląda sprawa z fakturą proforma.
Jaki jest cel wystawiania faktur proforma?
W obowiązujących obecnie przepisach nie ma żadnej wzmianki na temat faktury proforma. Jednak tego rodzaju dokument jest spotykany naprawdę często. Jest on zwykle traktowany jako pewnego rodzaju oferta świadczenia usług lub sprzedaży towaru. Oczywiście przedsiębiorcy nie mają obowiązku wystawiania faktur proforma, ale bardzo często jest to naprawdę opłacalne i skutecznie zachęca klienta do zakupu. Najważniejsze zadania faktury proforma to:
– poinformowanie potencjalnego nabywcy o cenie towaru lub usługi;
– przekazanie kupującemu wszelkich istotnych szczegółów związanych z towarem lub usługą;
– poinformowanie nabywcy o tym, jak będzie wyglądała faktura;
– pomoc w uzyskaniu terminowej zapłaty.
Wystawienie faktury proforma nie jest koniecznością, ale stanowi bardzo ciekawą i efektywną formą zaprezentowania swojej oferty.
Jakie informacje zawarte są na fakturze proforma?
Zasady dotyczące wystawiania faktur proforma nie istnieją, jednak z praktyki wynika, iż taki dokument wygląda najczęściej jak zwykła faktura. Jego zadaniem jest przecież poinformowanie potencjalnego klienta, o tym, jak będzie wyglądał dokument właściwy, stąd też właśnie taki, a nie inny wygląd. Na fakturze proforma znajdują się następujące elementy składowe:
– data wystawienia faktury, -numer faktury;
– nazwa nabywcy i sprzedawcy, a także ich adresy;
– nazwa towaru/usługi, -ilość zamówionych usług lub towarów;
– cena netto;
– stawka podatku;
– kwota podatku;
– cena brutto;
-termin zapłaty.
Na fakturze proforma nie trzeba umieszczać nazwy, ponieważ nie jest to element konieczny.
Jaki jest termin wystawienia faktury proforma?
Skoro w przepisach nie ma informacji na temat faktury proforma, to nie jest też określony termin wystawienia takiego dokumentu. Najczęściej jednak jest on wystawiany jeszcze przed otrzymaniem przedpłaty lub zaliczki. Na pewno po wpłaceniu przez klienta zaliczki lub całości należności, przedsiębiorca nie może już wystawić faktury proforma, ponieważ jest zobowiązany przepisami do wystawienia faktury właściwej. Nawet wystawiona wcześniej faktura proforma nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury na pełną kwotę sprzedaży. Co ważne, faktura proforma nie zmniejsza kwoty wykazanej na normalnej fakturze.
Jedynym dokumentem księgowym, który potwierdza istnienie danej transakcji, jest oczywiście faktura właściwa. W przypadku, gdy po otrzymaniu faktury proforma, klient dokona płatności, przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawienia faktury właściwej w terminie 15 dni od końca miesiąca, w którym nastąpiła zapłata całości lub części należności.
Jak sporządzić fakturę proforma?
Wystawienie faktury proforma nie jest obowiązkiem, dlatego istnieje pewna dowolność w sporządzaniu tego dokumentu. Można go wykonać za pomocą:
– aplikacji biurowych, np. Word lub Excel;
– druczku akcydensowego;
– aplikacji online.
Najprostszą fakturę proforma można po prostu napisać odręcznie na kartce papieru, pamiętając o tym, by w dokumencie znalazły się wszystkie istotne informacje.
